فن إدارة الأولويات

بقلم: شيماء عبدالفتاح

أفضل الطرق لإدارة الأولويات فى حياتنا

من متطلبات النجاح في الحياة كيفية إدارة الأولويات، بمعنى كيف يرتب الإنسان أولوياته لإنجازها في الوقت المحدد وكيف عليه أن نستطيع تأجيل الأقل أهمية إلى وقته المناسب

لهذا يُعد إدارة الوقت وترتيب الأولويات في الحياة اليومية مشكلة تواجه الكثير منا، لذا على كل فرد تحديد من أين يبدأ أولو ياته، مثلاً كثير منا يستيقظ صباحا وأول مايبدأ به يومه تصفح الانترنت من السابعة صباحاً حتى الثامنة صباحا وهذا الأمر قد يكون مهماً لمعرفة الأخبار الإطلاع على العالم الخارجى ولكن ليس أكثر أهمية للقيام به ولا أكثرإلحاحاً فى الوقت الحالى فمن البديهي أن يقوم بتأجيله لوقت لاحق..وعليه أن يستعد للخروج للعمل وتناول الفطور فى هذا الوقت لكى يُقبل بنشاط على العمل..

ماهو تعريف الأولوية؟

الأولوية هى الحالة التى نقوم فيها بتقديم أمر على غيره اما لأن هذا الأمر عاجل او لأن هذا الامر هام جدا.

لهذا قام الكاتب والمؤلف الأمريكي "ستيفن كوفى " بابتكار مصفوفة الأولوبات حيث يعد "ستيفن كوفى "من أهم المؤلفين فى العالم فى مجال الكتابة فى تطوير الذات، درس "ستيفن كوفى" فى جامعة يوتاه بمدينة سولت ليك وحصل على درجة البكالوريوس فى إدارة . الأعمال ثم حصل على درجة الدكتوراة فى التعليم الدينى من جامعة بريغهام

ماهى مصفوفة "ستيفن كوفى" ؟

هى مصفوفة مقسمة إلى أربع أقسام فى مربع يُطلق عليها أسماء تشمل :

المهم والعاجل، المهم وغير العاجل، غير المهم والعاجل، الغير مهم وغير العاجل

كما تظهر فى الصورة التالية:

غير عاجل	عاجل
مهم و غير عاجل	مهم و عاجل	مهم
غير مهم و غير عاجل	عاجل وغير مهم	غير مهم

كما تسمى هذه المصفوفة ايضا بمصفوفة ايزنهاور نسبة لرئيس الولايات المتحدة الأمريكية الذى استخدم هذه الطريقة فى تنظيم الوقت وترتيب الأولويات لتحقيق المزيد من الفاعلية والانتاج.

وسوف نستعرض معلومات عن المربعات الاربعة فى الفقرات التالي:

المربع الأول (المهم والعاجل)

وهو المربع المخصص للأعمال والمهام التى يجب انجازها الآن..أعمال ومهام لا تحتمل التأجيل مثال ( التحضير لامتحان-مكالمة عميل قد تخسره اذا لم تتم-موعد مستشفى- أزمات- مشاكل ضاغطة…الخ)

المربع الثانى (المهم وغير العاجل)

جب عليك القضاء الحزء الأكبر من الوقت فى هذا الحزء من المصفوفة اذا كنت تريد ادارة وقتك بالطريقة الصحيحة لأن هذا الجزء يشكل امور مهمة ولكنها غير عاجلة

مثل( التعلم- اكتساب مهارة- العلاقات الأسرية والاجتماعية وصلة الرحم- ممارسة الرياضة- الهوايات…الخ)

واهذا كلما قضينا وقت اكبر فى المربع التانى كلما قللنا المهام المطروحة فى المربع الأول ..فمثلاً بداية الطالب بالدراسة من أول يوم وعدم التسويف والتأجيل يسهل عليه ان تكون الدراسة فى المربع التانى وليس الاول ونقيس باقى الامور على ذلك.

المربع الثالث (الغير مهم والعاجل)

تشمل مهام من الضروري القيام بها حالاً ونظرا لانها تأتى على عُجالة يشعر الشخص انه من الضرورى التخلص منها فوراً حتى لاتؤثر عليه وحتى لا يستهلك وقت فيها اكثر من اللازم مثال( مشوار مهم للأهل او احد الاقارب والأصدقاء- المكالمات الهاتفية- الرد على بعض الرسائل ..وهكذا.

المربع الرابع (الغير مهم والغير عاجل)

وهى امور بمكن الاستغناء عنها وغير مهمة على الاطلاق وتركها لايؤثر على اى جانب من جوانب حياتنا مثال على ذلك( مشاهدة التلفاز - مكالمات هاتفية- دردشات الانترنت)

ومن الأفضل محاولة التخلى عن هذا المربع والمهام الموجودة به او الحد منها قد المستطاع لانها مضيعة للوقت..

نصائح تساعدك على ترتيب أولوياتك :

دون كل اللأمور التى عليك القيام بهافى قائمة مهام خاصة بك تكتب المهام التى عليك تنفيذها اليوم .قم مهام الغد قم مهما الاسبوع القادم قم مهام الشهر القادم وهكذا
أسأل نفسك اى هذه المهام هو الأهم ثم التالى وقم بكتابة احد هذه الكلمات فى قائمة المهام :

إنجاز ..بجوار المهام المستعجلة الأكثر أهمية
تأجيل.. بجوار المهام التى يمكن تأجيلها قليلاً
توكيل..مهام يمكن تفويض شخص آخر للقيام بها
إلغاء..بجوار المهام التى تعد ليست مهمة على الإطلاق

هل ستساعدنا مصفوفة الأولويات فى تحقيق اهدافنا؟

مصفوفة الاولويات ليست بالاستراتيجية المثاليه ولكنها مجرد اداه تساعدنا فى التخلص من الطاقة المهدرة و محاولة لترتيب الافكار والاولويات لزيادة الانتاجية وانجاز الاعمال فى الوقت المحدد.

كيف تتجنب الاعمال المشتته للذهن؟

احرص على تجنب مشاهدة التلفاز لوقت طويل وتصفح مواقع التواصل الاجتماعى لفترة طويله

وكذلك تجنب محادثات الهاتف الطويله لأن كل هذه الاعمالت شتت التركيز وتضيع الوقت.

هناك نقاط هامة في مصفوفة الأولويات يجب التذكير بها:

المربع الأول هو مربع الطوارىء ومن المهم الا تجعل حياتك طوارئ، و المربع الثانى هو مربع الناجحين لأن تنظيم مهام المربع الثانى يساعد على تقليل أعمال المربع الأول ،ولهذا فإن اذا كان ٦٠٪؜ من وقتك فى المربع الثانى فقد نجحت فى ادارة وقتك..لأن لأن تنظيم الوقت وترتيب الأولويات بيرتبط بزيادة الإنتاج وتحقيق الأهداف المرجوة حيث يتطلب النجاح دائماً اجتياز المهام الصعبة وتحديد الأوليات وانجازها فى الوقت المناسب ..كم يتطلب عدم اهدار الوقت فيما لايستحق ..كل منا يملك ٢٤ ساعة فى اليوم ..لاتقل ابدا انه ليس لديك الوقت الكافى لانجاز مهامك ..جميع العظماء كان لديهم نفس الوقت فى اليوم وكانوا يقومون بترتيب اولوياتهم ويقومون باستبعاد جميع المهام التى تسلب الوقت دون فائدة.

لهذا قام " ستيفن كوفى" بوضع هذه المصفوفة فى كتابه (العادات السبع لأكثر الناس فاعلية)..لنتعلم منه كيفية إدارة مالدينا من مهام بشكل أفضل و تحقيق الكفاءة فى توزيعها بالشكل الصحيح على مدار الوقت المتاح لدينا بغرض استغلال الوقت بطريقة اكثر فاعلية وأكثر انتاجية للوصول لحياة أفضل .

Faniaat